公文，即公文，也叫文書。是國家機關和其他社會組織在行使職權、實施管理過程中形成的具有法律效力和標準格式的文件。它是傳達政府命令、指導、安排和協商工作、請示和回答問題、匯報和交流信息、聯系公務和記錄工作活動的重要工具。
公文的這壹基本含義可以從以下幾個方面來理解:
1.公文的主體是國家機關和其他社會組織。這些機關或組織是根據國家法律和有關章程、規定成立的，具有法律地位。這壹法律地位賦予這些機關和組織在其職權範圍內制定和處理正式文件的權力。2.公文形成的條件是行使職權和實施管理。具有法律地位的機關和組織有自己的組織體系、領導關系和職權範圍，有自己的事務和意圖。他們在行使法律職能，對公務活動實施有效管理時，必然會產生反映自己意誌的書面材料。這是公文形成的必要條件。
3.公文是具有法律效力、格式規範的文件。這是公文區別於其他文章和書籍的主要點。公文的法律效力是由公文制發者的法律地位決定的。公文格式的規範化不僅增強了公文的權威性和有效性，也方便了公文的處理。
4.公文是國家機關和其他社會組織處理政務和事務的重要工具。任何機關、組織在日常工作活動中都需要通過公文這個工具來表達意圖、處理公務、實施管理。比如向上級匯報，就用“匯報”；給下屬分配工作，用“指示”或“通知”；因公務聯系有關單位，使用“公函”；要記錄會議上決議的事項，用“決議”或“會議紀要”等。
二，公文的產生和發展
公文，或者說文件，是壹種社會現象，是人類社會實踐的產物。它伴隨著階級、國家、文字的產生而產生，並隨著生產的不斷發展而不斷發展。幾千年來，在社會政治生活和經濟活動中，人們不得不依靠文件作為工具進行交流。這種聯系是人類社會發展的必要條件。恩格斯在《家庭、私有制和國家的起源》壹文中說:“從鐵礦石的冶煉開始，並且由於文字的發明及其在文件記錄中的應用，過渡到了文明時代。”在這裏，恩格斯把文字應用於文獻記載，即把文獻的出現作為人類文明時代的重要標誌，評價很高。斯大林在《馬克思主義和語言學的問題》壹文中指出:“隨著生產的不斷發展、階級的出現、人物的出現和國家的出現，國家的管理需要更有組織的文件，商業的發展需要更有組織的對應……”這段話科學地闡明了文件產生的社會背景和文件在國家管理和社會經濟活動中的重要作用。從某種意義上來說，人類社會燦爛的歷史文明就是憑借那些浩如煙海、形態各異的文獻記錄傳播到世界各地的。中國是世界文明古國，歷史悠久，文化古老。在古代，我們的祖先創造了“綁繩錄音”的方法。隨著社會的不斷進步和越來越復雜的生產生活的需要，具有表意、音韻意義的原始刻符、文字逐漸出現。這是中國古典中記載的。“人類有政治組織，也就是法律。如果有書面法令，就有公告。”在中國，文件的出現可以追溯到夏商周時期。《易經》雲:“古以結繩為治，後聖賢改之為書約，百官治之，眾民觀之，蓋之。”這裏所說的“書契”，是指以文字為物質載體形成的文件。有了文書，才能貫徹統治者的意圖，實現社會的信息傳遞，才能寫出關於“治”、“檢”、“妒”的書信。文檔已經成為管理世界的工具。
早在3000多年前的商代晚期，就出現了比較完整的甲骨文書。它是商代晚期王室占蔔活動的記錄，是我國考古學家發現的最早的文獻寶藏。西周時期，有專門管理和起草文件的官員。據《李周天工載賦》記載:“五日，政，官約治藏，六日，史，官書贊治。”韓正宣註:“治藏，當收文書器皿，贊治。如果現在開始寫，那就草了。”這說明在我國，公文作為壹種國家管理工具，已經產生了三四千年。
馬克思主義認為，國家機構是統治階級的工具，是暴力機關。為了實現自己的統治，統治階級必須制定和執行法令。中國早在夏、商、西周奴隸制社會，統治者就非常重視公文的作用。《尚書》這種古書，被儒家尊為經典之書，很多都是統治者對下屬和人民下達的指令性向下的文件，包括誥、誓、命。比如唐專利，達專利，康專利等。是當時的統治者商湯、周公和成王給人民的信；甘誓詞、唐誓詞和牧誓詞是當時的統治者、商湯和在出征前向軍隊發出的誓詞。“命”是統治者發布的命令，如“侯文的命”。這些內容都與國家的政事有關，所以荀子的《勸學篇》說:“著書者，政事之紀也。”因此,《尚書》是中國最早的政治文獻匯編。
秦漢時期是中國封建社會造紙工作的確立時期。《蜀》、《秦》出現在秦朝，是中國最早的上行公文。比如李斯的《勸退》就是秦國客人李斯在秦朝建立之前向秦王提交的意見。它用了大量的事實和反復的論證，最終說服秦王撤回了驅逐柯卿的命令。
漢代出現了“張”、“表”、“術”。到了漢代，政府與同級官員之間的平行語“移民”的使用逐漸增多。以下文本中有“命令”、“敕令”和“教導”。
秦漢以後，乃至明清以後，在兩千多年的封建社會中，公文的下行、上行、並立類型壹直在不斷演變和增加。按照許的《公文通論》，不下六七十種，可見歷代封建統治者對公文的重視，也反映了政治機構工作的日益精細化。
辛亥革命後，為適應其資產階級政權建設的需要，南京臨時政府沿著歷史悠久的封建王朝，對文書工作進行了全面改革，簡化了文書種類，統壹了公文程序。1912年1月，臨時政府內務部發布了五個公文，指出:“臨時政府現已成立，壹切公文應緊急規定，以期統壹，便於實施。”還規定了業務用公文可以分為命令、征詢、呈示、指示五種，並界定了這些語言的使用範圍。從而廢除了封建王朝幾千年來使用的“制”、“聖旨”、“專利”、“敕”、“奏”、“表”、“註”等公文名稱，顯示了革命者反對封建專制的思想，這也是壹次公文名稱的革命。這裏在北洋軍閥政府和國民黨政府統治時期，為了適應其統治的需要，對文書工作進行了多次改革，增加了壹些語言。文體也從文言文發展到半寫半寫，規定公文必須使用標點符號。
可見，公文的發展演變反映了歷代政權的性質，也反映了統治者的需要及其對公文在政權中重要性的認識。如前所述，公文是統治階級實現自身統治的工具，文書工作具有鮮明的階級性，屬於並服務於壹定的政治集團。中華人民共和國成立以前，中國共產黨領導下的文職工作，從它誕生的那壹天起，就是為實現黨的綱領，推翻三座大山，爭取中國人民徹底解放的偉大事業服務的。它在內容、形式和工作方法上都與以往的朝代和時期有著本質的不同。它的出現使中國的文書工作進入了壹個全新的發展時期。
三。文件、文件和正式文件
在機關工作活動中，經常會出現“文件”、“公文”、“公文”三個概念同時使用的情況。比如文書，文書，文書；文件、要書寫的文件和要交換的文件；公文、公文格式、公文歸檔等。這些概念有時可以互相通用。比如文檔處理也可以叫文檔處理，文檔處理；公文交換也可稱為公文交換、公文交換；公文格式也可以稱為文件格式、公文格式等等。這說明，文件、文書、公文這三個概念在機關工作中的基本含義是壹致的，都是指國家機關和其他社會組織在工作活動中形成和處理的來文、發文和機關內部使用的文件材料，即公文。根據不同的情況，不同的場合，分別使用這三個概念。從這個意義上說，文件、文書、公文可以相互通用。
但在實際工作中，由於歷史演變和使用習慣，以及其他原因，往往在不同的場合強調不同的壹面，名稱和用法也不盡相同。
word文檔廣泛應用於人們的日常生活和公務活動中。可以看作是所有文件材料的總稱，既可以指官方文件，也可以指民間文件，是壹個整體概念。文檔也可以指壹個職業，比如做文書工作的人，或者壹個職稱，比如文檔、文檔科長、文檔主管等。
文件和文獻壹樣，有時也指文件和資料的總稱。如大型會議，會後應將會議文件歸檔保存。這裏所說的文件，是指會議形成的格式規範的正式文件，如會議紀要、決議等，以及會議期間的簡報、領導講話、代表發言、會議紀要，甚至音頻、視頻、照片等。然而，壹些重要的文件，如中央委員會文件和國務院文件，往往被正式稱為“文件”，而不是文件或正式文件。就單個文件而言，人們也習慣性地稱之為文件，而不是公文或文件。
至於公文的概念，其具體範圍是很明確的，是指各級海關單位為了辦理公務而制作的文件或文書。從這個意義上說，它是公文或公文的簡稱。
根據壹些史書的記載，文書、文書、公文三大要件出現在不同的歷史時期，有壹個產生和演變的過程。
“文書”壹詞最早見於西漢賈誼的新書《秦之下》:“禁文書，嚴刑峻法，先奸後義。”王充《論衡別通》也有關於“文書”的記載:“蕭何入秦，收拾文書，故漢室能控九州，文書之力也。”這些地方所說的“文獻”，壹般是指古籍、畫冊。在中國先秦時期，很難把“文”和“史”分開。“文獻”的概念更為寬泛，壹些具有史料價值的文字材料都可以稱為文獻。
漢代以後，文書作為公文、檔案的含義逐漸被確定和使用。《漢書出版法史》:“文書多幾亭，典不能全見。”唐代元稹的《王希怡》詩中有壹句，寫著“我滿身文書，卻誤要睡壹會兒”。這些地方所說的“文件”都是指官方文件。
“公文”壹詞出現在東漢末年和三國時期。在漢朝，公文比公文叫得多。三國以後稱為公文，指政府與政府之間的公文。如《後漢書·劉韜傳》:“州縣忌諱，不願聞其事，更是相告，不願文書。”也就是說，東漢末年，黃巾起義領袖張角等人勢力強大，可能會聚眾起義，但州縣官員只是口頭告知，拒絕以公文形式奏朝廷。《三國誌·魏徵趙炎傳》中也有記載“曹公應白，公文送郡，帛書還民”。從此，公文成了公文的統稱。
“文書”壹詞是清末才出現的，當時外交文書中提到“普通往來文書”和“談判文書”。宣彤三年五月，朝廷頒布的《內閣制》將“掌管本內閣公文”作為宣旨廳的職責之壹。後人承襲歷史，公文、公文、文書三個名稱壹直沿用至今。