壹般來說，會議室是組織內部人氣波動較大的地方。開會的時候很火爆，不用的時候就冷清了。所以在規劃會議室的位置時，要考慮內部員工和外來人員參加會議的便利性。最好設置在靠近大門的辦公區前部，避免外來人員通過辦公區來開會時的保密壓力。當然，會議室靠近大門，其窗戶、門等設置也要隔音、避光，以免開會時容易被窺視、打擾。
燈應該是亮的。會議室光線明亮，有助於大家暢所欲言，以愉快的心情進行討論，營造良好的會議氛圍，對風水和事業發展大有裨益。同時，如果使用投影，必須有窗簾遮擋，以便參與者觀看投影屏幕的內容。
會議室的家具布置應以實用、簡潔為原則，不宜擺放過多笨重的椅子和設備，以滿足不同會議的需要；會議桌的形狀宜為圓形或橢圓形，盡量不要使用方形或長方形會議桌，因為圓形或橢圓形會議桌更有利於營造平等和諧的會議氛圍，符合時代發展趨勢和上下、內外的和諧之道。
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